PHƯƠNG PHÁP 5S

5S là gì ?

5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật, bao gồm: Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp đặt), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Sáng suốt) và Shitsuke (Tự giác). Là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc, xây dựng nên môi trường làm việc mà ở đó sự tinh gọn, khoa học, sạch sẽ và an toàn được đặt lên hàng đầu.

Lịch sử hình thành 5S?

5S đầu tiên được xuất xứ từ Nhật Bản, tiếp đó được phát triển sang Singapore và sau đó được áp dụng rộng rãi, phổ biến ở nhiều nước châu Âu, châu Á,…

Ban đầu, 5S được áp dụng đối với lĩnh vực sản xuất, đặc biết là trong các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất ôtô. Ngày nay, phương pháp 5S đã được mở rộng sử dụng sang nhiều lĩnh vực ngành nghề khác như dịch vụ, công nghệ, giáo dục,… trở thành một phương pháp quản lý quan trọng nhằm tăng cường hiệu suất, cải thiện chất lượng và tạo nên một môi trường làm việc khoa học, lành mạnh và hiệu quả

Nội dung chính của phương pháp 5S

Bước đầu tiên trong phương pháp 5S, là “Seiri” (Sàng lọc), loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi cái cần thiết. Chúng ta tiến hành xem xét và đưa ra quyết định giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những thứ không cần thiết, không còn phục vụ trực tiếp cho công việc.

2. Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã hoàn thành công tác Sàng lọc, chúng ta sẽ tiến hành “Seiton” (Sắp xếp) những thứ cần thiết, quan trọng cho công việc, bố trí sao cho phù hợp và hợp lý đảm bảo thuận tiện cho công việc. Seiton với mục đích mang đến nhiều thuận lợi hơn cho không gian làm việc, giảm tải thời gian tìm kiếm, giúp hạn chế tình trạng thất lạc, mất mác đồ dùng, tài liêu và hướng tới xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp và khoa học.

3. Seiso – Sạch sẽ

“Seiso” (Sạch sẽ) chính là yếu tố tiếp theo chúng ta cần chú tâm đến. Một môi trường làm ngăn nắp, sạch sẽ luôn mang đến cảm hứng làm việc hiệu quả, sáng tạo cho mỗi nhân viên. Đây còn là hình ảnh đại diện của tổ chức, của doanh nghiệp đến khách hàng, đồi tác. Đảm bảo “Sạch sẽ” ở đây phải xuất phát từ trách nhiệm của mỗi nhân viên chứ không phụ thuộc vào bất kỳ một ai, có như thế thì “Sạch sẽ” mới được duy trì lâu dài.

4. Seiketsu – Săn sóc

Để môi trường làm việc luôn trong tình trạng gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ, chúng ta cần phải đảm bảo được yếu tố “Seiketsu” (Săn sóc). Nếu không đảm bảo đựợc yếu tố này thì việc thực hiện 3S phía trên sẽ trở nên không còn ý nghĩa. Khi mỗi nhân viên hiểu và ý thức trách nhiệm được tôi luyện qua thực hiện “Săn sóc” nơi làm việc thì khi đó thể đảm bảo rằng Phương pháp 5S của tổ chức đang đi đúng hướng và hiệu quả.

5. Shitsuke – Sẵn sàng

“Shitsuke” (Sẵn sàng) – yếu tố cốt lõi của phương pháp 5S. Hướng tới tạo thói quen và ý thức tự giác cho mỗi nhân viên trong việc thực hiện và duy trì 5S một cách đầy đủ, hiệu quả mọi lúc mọi nơi.

Các bước chuẩn bị thực hành Phương pháp 5S

Lợi ích của phương pháp 5S

Quản lý thời gian tốt hơn: 5S giúp mỗi nhân viên có kế hoạch công việc rõ ràng, tiến hành loại bỏ những việc không cần thiết, sắp xếp lại các công việc quan trọng theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp loại bỏ tình trạng hao phí thời gian vô ích. Mỗi nhân viên tập trung hơn vào thực hiện công việc một cách có hiệu quả.

Ít lãng phí không gian: Bằng cách loại bỏ những việc không cần thiết, nhân viên sẽ có thêm nhiều thời gian để thực hiện các công việc hữu ích hơn. Với việc vận dụng tối đa thời gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp, an toàn cho người lao động.

Cải thiện tính nhất quán và chất lượng: Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể những sai sót và cải thiện năng suất làm việc.

Đảm bảo an toàn lao động: 5S giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra tai nạn và chấn thương có thể xảy ra do va chạm với những đồ vật không gọn gàng hay nơi làm việc không đủ an toàn. Điều này có thể giúp đảm bảo an toàn và sức khỏe cho nhân viên, giảm thiểu rủi ro và chi phí cho doanh nghiệp.

Tăng cường tính chủ động, tự giác và trách nhiệm nhân viên: Thực hiện 5S thường xuyên giúp cho nhân viên rèn luyện, phát triển thói quen chủ động hơn công việc, sắp xếp và tổ chức công việc, nơi làm việc tinh gọn, khoa học và hiệu quả. Những thói quen này giúp tăng tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình.

Nâng cao tinh thần, sáng tạo nhân viên: Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả trong mọi khía cạnh của một môi trường làm việc, tất cả chúng ta sẽ cùng cảm nhận: đóng góp của chúng được coi trọng. Từ đó, mỗi nhân viên sẽ cảm thấy tự hào về công việc mình đang làm và quan tâm đóng góp cho công ty.

Yếu tố chính thực hiện 5S thành công:

5S là một phương pháp hữu hiệu trong công tác quản lý và tổ chức môi trường làm việc hiệu quả. Từ đó, góp phần tăng năng suất làm việc, cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, phát huy tối đa năng lực làm việc của mỗi nhân viên, tạo nên môi trường làm việc an toàn, lành mạnh, khoa học và chuyên nghiệp. Phát triển thực hành 5S trở thành thói quen cho cán bộ, nhân viên làm việc chủ động, tự giác giảm thiểu thời gian và những công việc lãng phí, hạn chế lầm lẫn, sai sót hướng tới đạt hiệu quả công việc tốt nhất.

BĂNG TRINH – BTM – KSNB

Th7, 2024